O trabalho remoto veio para ficar e a capacidade de gerir equipas remotamente é cada vez mais essencial para gestores de projeto e líderes. As dinâmicas de trabalho sofreram totais alterações com a passagem da pandemia covid-19 pelo mundo e uma delas foi a adaptação ao trabalho remoto da grande parte das empresas.
Gerir equipas remotas não é um bicho de sete cabeças, mas existem alguns pilares que deve dominar para conseguir executar esta gestão com sucesso.
O que é que vais encontrar neste artigo?
5 pilares da gestão de equipas remotas
1. Utilize a tecnologia a seu favor
1.1.1. Plataforma para realização de reuniões
1.1.2. Plataforma de gestão de tarefas
1.1.3. Plataforma com chat
2. Desenhe processos de trabalho
3. Estabeleça rotinas de comunicação
4. Promova cultura de feedback
5. Promova momentos de descontração e convívio
5 pilares da gestão de equipas remotas
1. Utilize a tecnologia a seu favor
A tecnologia é sem dúvida o braço direito e o que torna possível a realização de trabalho remoto, contudo, a sua equipa pode ou não estar a fazer um correto aproveitamento da mesma.
Começar a trabalhar remotamente e manter as dinâmicas e plataformas de gestão de equipa inalteradas é provavelmente o erro mais comum, a menos que a sua equipa já utilizasse ferramentas de gestão que se apliquem a esta realidade.
Quando dizemos utilizar a tecnologia a seu favor, não estamos a falar da utilização do email e de um local de partilha de ficheiros online.
Utilizar a tecnologia a seu favor na gestão de uma equipa remota passa por digitalizar alguns dos processos que antigamente se fazia presencialmente, como:
1.1.1. Plataforma para realização de reuniões
A escolha das plataformas é essencial, existem inúmeras no mercado e apesar de todas terem ferramentas essenciais (chat, partilha de vídeo e áudio, partilha de ecrã), existem algumas com particularidades que podem ser interessantes (gravação de reunião, alteração de fundo real para um virtual, criação de pequenas salas dentro da sala principal para brainstorming com menos elementos no decorrer da reunião com toda a equipa, entre outros).
Estudar as principais opções do mercado e perceber qual se adapta melhor às suas necessidade é um passo importante e que não deve ser negligenciado, acredite que o tempo investido nesta fase de identificação será recompensado se encontrar a melhor plataforma para si e para a sua equipa.
1.1.2. Plataforma de gestão de tarefas
Quando o assunto é gerir equipas online é essencial e indispensável a utilização de ferramentas de apoio à gestão. O objetivo passa por ter uma plataforma onde cada responsável consiga criar tarefas e delegá-las podendo acompanhar o estado das mesmas e assim perceber a evolução dos projetos em que a equipa está envolvida. Ferramentas de gestão de tarefas evitam a necessidade da comunicação permanente sempre que surge uma nova necessidade e torna versátil a utilização de equipas híbridas e com horários diferentes. Cada pessoa sabe o que tem para fazer, até quando fazer e orientações do que fazer, simples assim. Existem ainda plataformas que permitem medir a performance de cada pessoa com base no número de tarefas fechadas dentro dos prazos estipulados para tal.
1.1.3. Plataforma com chat
Ter uma plataforma de chat é essencial no trabalho remoto para evitar constantes chamadas e interrupções ou caixas de email cheias de assuntos “imediatos e urgentes”. Um chat pode ter vários utilizadores e ter um tópico específico de forma a orientar o tópico de conversa do mesmo. O ideal é construir várias salas de chat apenas com os intervenientes de cada projeto, tendo sempre assim um backup de todas as mensagens trocadas acerca desse assunto e não misturando nem tópicos nem colaboradores não necessários a cada tópico.
2. Desenhe processos de trabalho
No digital como no trabalho presencial é essencial a construção de processos de trabalho, para que todos saibam o que fazer, como fazer e quando fazer. Se está a transformar a sua equipa numa equipa remota adapte os processos à gestão digital.
Se está a construir uma equipa digital do zero comece por criar os processos de integração com explicações e links de criação de conta para todas as plataformas necessárias, crie um manual de boas-vindas com a explicação dos processos da empresa, e crie tarefas padrão a fazer sempre que exista a integração ou saída de um membro. Pode ser altamente confuso e frustrante integrar uma equipa digital e não ter a quem perguntar discretamente “onde é isto?”, “como se faz aquilo?”, o seu papel é garantir que os processos de trabalho estão criados de forma a que os novos elementos possam ler e perceber exatamente como começar a sua atividade remotamente, e claro ter sempre alguém responsável pelo acompanhamento e esclarecimento de dúvidas.
3. Estabeleça rotinas de comunicação
Manter um rotina de comunicação pode ser um dos passos mais fáceis e mais descorados por parte das equipas. Comunicar é um processo natural, intuitivo que fazemos sem pensar muito no assunto. Quando temos equipas a trabalhar presencialmente um “bom dia”, “como estás”, ou um desabafo sobre um projeto torna tudo mais próximo e propicia a partilha. Já quando trabalhamos remotamente a tendência é a oposta, ficamos connosco e com as nossas tarefas e se não for combatido cria-se uma distanciamento em que só a pessoa e o responsável sabe o que está a ser feito, o que está a acontecer no dia-a-dia de cada colaborador e passam a criar-se relações de apenas um sentido, responsável – executor.
Estabelecer rotinas de comunicação, ainda que de forma estratégica e programada pode funcionar para incentivar a partilha. Criar a tarefa diária que cada um fazer o resumo do dia, reuniões semanais ou simplesmente partilharem algo diferente e descontraído pode servir como mote para uma conexão entre os elementos da equipa. O importante é que ninguém se sinta sozinho e que mesmo à distância continuem a ser um equipa no sentido amplo da palavra.
4. Promova cultura de feedback
Gerir uma equipa remota exige uma boa dose de comunicação e confiança, nessa base, o feedback é essencial. Como gestor não está a acompanhar o dia-a-dia ao ponto de perceber se a equipa está desmotivada, está sobrecarregada ou se está a ter dificuldades nos processos. É essencial combater a distância física com a existência de feedback constante, é da responsabilidade de cada elemento comunicar quando algo não está bem (e também quando está), para que se possa afinar e melhorar processos.
Promover uma cultura de feedback passa pelo líder e gestor, pela abertura e valorização dessa recepção e claro pelo próprio exemplo. Não se esqueça de elogiar, agradecer e dar uma palavra positiva quando algo está bem feito, vai trazer motivação e animar a equipa. Pessoas felizes são pessoas mais produtivas, mais dedicadas e mais empenhadas.
5. Promova momentos de descontração e convívio
Por fim, não esquecer que apesar da distância física as ações sociais e de convívio continuam a ser essenciais para a felicidade e união da equipa. Por isso, desde festas virtuais, almoços pela webcam, dias de equipa ou hora dos jogos online tudo vale para lembrar que no final do dia continuamos a estar presentes uns para os outros e a ser uma equipa (mesmo que à distância).
