A tecnologia veio potenciar o trabalho remoto com a facilidade que trouxe em recriar todos os processos para um bom funcionamento de uma empresa 100% digital.
Atualmente existem no mercado milhares de opções e o difícil pode mesmo ser escolher. Por isso hoje trouxemos uma lista de plataformas que lhe vão ser extremamente úteis se está a começar agora esta aventura.
O que é que vais encontrar neste artigo?
- Ferramentas de gestão de tarefas
1.2. Trello
1.3. Assana
- Ferramentas para reuniões
2.1. Zoom
2.2. Google Hangouts
- Ferramentas para chat
3.1. Slack
- Ferramentas para monitorização de tempo
4.1. Toggl
- Ferramentas para partilha de documentos
5.1. Evernote
5.2. Google drive
- Ferramentas que fazem todos os pontos anteriores e mais um par de botas
6.1. Bitrix24
1. Ferramentas de gestão de tarefas
Ter ferramentas de gestão de tarefas é essencial para que o gestor de projeto possa delegar sem ter de interromper a pessoa responsável pela tarefa em questão. Tão simples como, abrir a plataforma, criar a tarefa e adicionar detalhes importantes e data de entrega. Para este processo existem (como em todos os pontos que se seguem) centenas de opções, mas sem dúvidas duas das mais utilizadas pela facilidade e utilidade são:
1.1. Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos muito conhecida pela sua facilidade de utilização, de vista geral sobre tudo o que está a acontecer e especialmente sobre a sua flexibilidade de apresentação de informação (pode escolher a forma visual como lhe são apresentadas as tarefas – por urgência, por dia a realizar, por estado).
A plataforma é ideal não só para equipas como para projetos individuais, tendo uma versão gratuita bastante ampla.
Se está numa fase inicial, com uma equipa pequena e não quer alocar muito investimento nem complexidade de utilização, o trello pode ser uma excelente solução.
É possível utilizar o Trello de forma gratuita ou entrar para o plano pago com mais funcionalidades e que vai desde os 10 dólares mensais por utilizador a 210.
1.2. Asana
O Asana é das ferramentas mais completas do mercado, porém, também das que tem um custo mais elevado.
O Asana tem todas as ferramentas básicas das outras plataformas no que respeita à criação de tarefas, contudo inova no que diz respeito a funcionalidades extremamente úteis para equipas de maior dimensão. Desde dependências de tarefas, a gestão do tempo de cada colaborador por carga de trabalho, o asana permite analisar e gerir uma grande variedade de métricas que optimizam e facilitam a gestão de pessoas quando estamos a falar em grande escala. Para além de permitir criar tarefas, permite ainda adicionar um tempo previsto para cada qual e assim prever a sobrecarga por dia de cada colaborador de forma bastante intuitiva.
Se procura uma plataforma mais avançada que tenho determinada ação que precisa e ainda não encontrou, recomendo vivamente que analise esta porque possivelmente se existe no mercado irá encontrar no asana.
É possível utilizar o Asana de forma gratuita ou entrar para o plano pago com mais funcionalidades e que vai desde os 10,99 euros mensais por utilizador a 30,49€.
2. Ferramentas para reuniões
2.1. Zoom
O Zoom é sem dúvida a plataforma de vídeo que tem ganho o mercado nos últimos anos. Prática, intuitiva, e com várias funcionalidades extra como criar grupos de reunião dentro de uma reunião mãe, tornou-se a plataforma útil e indispensável para reunir a equipa numa chamada para discutir ideias (seja por vídeo, seja por áudio).
A plataforma Zoom tem custos para reuniões de grupo com mais de 40 minutos.
É possível utilizar o Zoom de forma gratuita ou entrar para o plano pago com mais funcionalidades e que vai desde os 14,99 euros mensais por utilizador a 6490€ (e aqui entram funcionalidades de eventos ao vivo, webinários, integrações ao CRM, etc…).
2.2. Google Hangouts
Google Hangouts é a solução de reunião digital desenvolvida pela google, permitindo a chamada por áudio ou por vídeo, poderá ser útil para quem utiliza o google workspace porque garante todas as funcionalidades básicas e necessárias para reuniões de equipa e de forma gratuita.
3. Ferramentas para chat
3.1. Slack
Não ter de interromper a equipa sempre que se quer dar alguma informações, perguntar algo não urgente ou acrescentar algum dado é essencial para o bom funcionamento de uma empresa, e a verdade é que o email não é nada prático na hora de ter uma conversa por escrito entre vários intervenientes. Por isso, existe uma necessidade incontornável que é a utilização de um chat (de preferência com canais por projeto ou equipas).
A solução que o slack vem apresentar é precisamente esta, uma plataforma que permite criar vários canais de salas de chat com tópicos específicos.
Cada utilizador pode ainda ter várias contas associadas ao seu login caso trabalhe com várias empresas.
Esta plataforma tem a versão gratuita bastante desenvolvida e por si só resolve a necessidade da grande parte das empresas, porém pode adquirir os planos pagos do slack desde os 6,25 euros mensais por utilizador a 11,75€.
4. Ferramentas para monitorização de tempo
4.1. Toggl
O Toggl é uma ferramenta de monitorização de tempo, que permite a cada elemento e ao gestor de projeto medir quanto tempo está a utilizar por tarefa e por projeto. Tem a opção de exportar um report que automaticamente junta os dados de toda a equipa e permite filtragens por cliente ou tarefa específica. É uma excelente ferramenta para analisar quanto tempo está a ser investido e em quê.
Esta plataforma tem a versão gratuita bastante desenvolvida e por si só resolve a necessidade da grande parte das empresas, porém pode adquir os planos pagos do Toggl desde os 9 dólares mensais por utilizador a 18$.
5. Ferramentas para partilha de documentos
5.1. Evernote
O Evernote é como o nome indica, uma ferramenta de tirar notas. E se está a pensar que tem um bloco de notas no computador que serve a mesma função, desengane-se. O evernote permite partilhar as notas que tira, adicionar fotografias de forma organizada, criar timeline de tarefas relacionadas com as notas (To-do-list por exemplo), e ainda adicionar ficheiros às notas que tira.
Muito utilizada por criativos o evernote é excelente para acompanhar o seu brainstorming e organização de ideias.
É possível utilizar o evernote de forma gratuita ou entrar para o plano pago com mais funcionalidades e que vai desde os 6,99 euros mensais por utilizador a 13,99€.
5.2. Google drive
O Google drive é um armazenamento de arquivos na nuvem do google, que permite partilhar com toda a sua equipa as pastas e ficheiros. Tem ainda as próprias aplicações automaticamente sincronizadas que reproduzem o word, exel, powerpoint mas em versão google.
Ao criar pastas e documentos na drive, está automaticamente a torná-los disponíveis às pessoas com quem partilhar o respectivo ficheiro ou pasta (e aqui pode personalizar). Ao mesmo tempo torna os ficheiros colaborativos, todos podem editar, comentar ou visualizar (com base nas permissões que tenham.
Existe ainda um histórico para todos os ficheiros onde permite recuperar versões anteriores e ver quem editou o quê.
O google drive é gratuito para utilizadores do google até 15GB, a partir dai poderá adquirir até 100GB, 200GB, até 2TB por apenas 9,99€.
6. Ferramentas que fazem todos os pontos anteriores e mais um par de botas
6.1. Bitrix24
Para terminar temos a ferramente faz tudo, o Bitrix24. E parece mentira mas é verdade, apesar de não ser tão intuitiva como as ferramentas anteriormente mencionadas a verdade é que o Bitrix24 ganha na hora de escolher apenas uma que faça tudo o que as anteriores fazem (obviamente não faz tudo tudo, mas faz a grande parte), vejamos:
- Gestão de tarefas;
- Chat integrado;
- Permite videochamadas;
- Permite contabilizar o tempo por tarefa;
- Permite um drive própria por cada projeto;
- Permite o envio de emails;
e tem ainda CRM integrado e permite configurar um centro de contactos para clientes.
O Bitrix24 tem as suas versões pagas com acessos a múltiplas funcionalidades, porém permite uma versão gratuita que já dá bastante flexibilidade às equipas.
